Pengertian Surat Niaga

Hallo, Selamat Datang di Pendidikanmu.com, sebuah web tentang seputar pendidikan secara lengkap dan akurat. Saat ini admin pendidikanmu mau berbincang-bincang berhubungan dengan materi Surat Niaga? Admin pendidikanmu akan berbincang-bincang secara detail materi ini, antara lain: pengertian, ciri, fungsi, jenis dan contoh.

Pengertian Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-orang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat bersifat intern dan ekstern. Secara intern artinya surat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai kepada cabang-cabangnya. Sedangkan kegunaan seara ekstern, bahwa surat itu dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan-perusahaan lain. Surat niga juga disebut surat bisnis atau surat dagang.

Pengertian Surat Niaga

Ciri-Ciri Surat Niaga

Berikut dibawah ini terdapat beberapa ciri-ciri surat niaga, diantara sebagai berikut:

  1. Dimulai dengan pembukaan yang tepat dan menarik.
  2. Pengutaraan masalah secara jelas, tanpa meninggalkan sikap ramah dan sopan santun.
  3. Kecenderungan menggunakan bentuk formulir untuk mendapatkan efisiensi kerja, penghematan waktu, tenaga dan biaya.

Fungsi Surat Niaga

Berikut dibawah ini terdapat beberapa fungsi surat niaga, diantara sebagai berikut:

  • Berfungsi sebagai bukti nyata hiitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
  • Berfungsi sebagai alat pengigat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
  • Berfungsi sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
  • Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
  • Berfungsi sebagai alat promosi.
  • Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
  • Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.

Lingkup Surat Niaga

Lingkup surat niaga cukup luas karena surat niaga digunakan untuk kepentingan berdagangan atau berusaha. Adanya surat niaga tidak dapat lepas dari suatu proses. Proses ini dimulai dari hal yang paling wal kemudian meningkat sampai pada proses yang terakhir. Misalnya dalam jual beli, tidak mungkin tidak ada suatu proses.

Dalam jual beli sangat dibutuhkan suatu informasi atau keterangan-keterangan mengenal barang yang akan dijual. Informasi ini dapat diperoleh secara resmi, misalkan lewat pengumumkan yang dipasang dipapan pengumuman, disurat kabar atau majalah oleh pihak penjual. Dari informasi ini pembeli akan memperoleh suatu keterangan yang pada akhirnya akan memberikan suatu kabar kepada penjual. Kabar ini biasanya disampaikan lebih lanjut, sedangkan isinya untuk minta keterangan lebih lanjut. Surat yang isinya meminta keterangan ini disebut surat permintaan penawaran.

Proses selanjutnya adalah penjual akan memberikan informasi yang sejelas-jelasnya atas semua yang diminta oleh pembeli. Surat yang isinya berupa keterangan-keterangan suatu barang yang akan dijual ini disebut surat penawaran. Apabila penawaran ini dirasa cocok oleh pembeli, maka pembeli akan memesan barang itu lewat surat atau mungkin dapat datang sendiri ke tempat pembeli. Surat yang isinya untuk memesan barang ini disebut surat pesanan.

Setelah penjua menerima pesanan dari pembeli, maka penjual harus segera memberi kabar kepada pembeli mengenai barang yang dipesan, baik pesanan itu dapat dipenuhi atau tidak. Kalau tidak dapat dipenuhi, harus disertai alasan yang jelas sehingga pembeli akan merasa puas, misalnya persediaan habis dan sebagainya. Sebaliknya jika barang-barang tersedia, harus segera dikirim. Surat yang berisi pemberitahuan pengiriman barang atau pesanan ini dosebut surat pengiriman barang.

Dengan adanya pengiriman barang ini, pembeli harus hati-hati, artinya barang harus diteliti dulu. Apakah barang-barang yang datang itu cocok dengan yang dipesan atau tidak. Apabila barang sudah cocok, pembeli harus segera memberitahu kepada penjual bahwa barang sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan. Surat yang isinya pemberitahuan mengenai barang yang diterima atau dipesan ini disebut surat penerimaan pesan. Dalm surat ini biasanya disebutkan pula masalah pembayaran barang yang diterima atau dipesan.

Jika penjual telkah menerima pemberitahuan barang yang dikirm dan menerima pemberitahuan barang yang dikirim dan menerima uang pembayarannya, maka penjual harus segara memberitahukan kepada pembeli bahwa pemberitahuan dan uang pembayaran sudah diterima. Dengan demikian, antara penjual dan pembeli masing-masing akan merasa puas atas terjadinya transaksi jual beli ini. Surat yang isinya pemberitahuan mengenai uang pembayaran ini disebut surat penerimaan pembayaran.

Macam-Macam Surat Niaga

Berikut dibawah ini terdapat beberapa macam-macam surat niaga, diantaranya sebagai berikut:

1. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim seseorang atau organisasi calon pembeli yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya.

Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan katalog atau brosur harga produk.

Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

  1. Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
  2. Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.
  3. Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

2. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya.

Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli malalui suratnya.

Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

Adakalanya surat penawaran dikirim untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan calon pembeli.

Oleh karena itu, di dalam surat penawaran, sebaiknya juga disebut nomor dan tanggal surat permintaan penawaran tersebut, supaya calon pembeli dapat mengingat surat permintaan penawaran yang pernah dibuatnya.

Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran tersebut, sebaiknya pihak penjual menuliskan alasannya dengan jelas sambil mencoba menawarkan produk lain sejenis sesuai kebutuhan calon pembeli.

3. Surat Pesanan

Kalau kita sudah membuat surat penawaran, maka kita akan menunggu balasan  dari sang pembeli, jika sang pembeli ingin memesan suatu produk ke pada si penjual, maka pembeli akan mengeluarkan Surat pesanan.

Surat ini berisi nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya atau disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan.  Bila si pembeli melakukan pembayaran melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.

4. Surat Pengiriman Barang

Jika penjual menyetujui surat pesanan tersebut, maka penjual akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman barang, ini berguna agar pembeli tau kalau barang yang di inginkannya telah diproses dan dalam sedang perjalanan.

Biasanya surat seperti ini dibuat dalam pengiriman barang secara partai besar dan jauh.

5. Surat Pengakuan Penerimaan Pembayaran

Surat Pengiriman pembayaran adalah susrat yang dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera penuhi sesuai dengan yagn telah disepakati.

Isi pokok surat pengirian pembayaran adalah sebagai berikut:

  1. Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.
  2. Menjelaskan cara-cara pembayaran.
  3. Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan.
  4. Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.

6. Surat Pengaduan

Surat yang dibuat oleh pembeli ini terjadi karena adanya masalah dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut terjadi karena produk yang dipesan tidak sesuai dengan barang yang diterima.

7. Surat Keberatan

Surat keberatan adalah sebuah sikap penolakan atau keberatan dalam bentuk tertuils. Surat keberatan dapat menjadi solusi dibalik wujudnya sebuah ketidak sepahaman antara si A dan si B. Surat keberatan merupakan salah satu jenis surat yang bersifat formal.

Cara menulis Surat Keberatan dengan format penulisan yang baik. Surat Keberatan dibuat guna menyampaikan bentuk keberatan seseorang, lembaga, instansi atau perusahaan terhadap suatu keputusan atau tindakan yang diambil oleh individu, kelompok, atau komunitas tertentu.

Surat pernyataan keberatan juga biasa digunakan dalam dunia bisnis, seperti sikap staff/karyawan terhadap keputusan jajaran direksi perusahaan atau pimpinan.

Surat pernyataan keberatan dapat mewakili sikap penolakan anda sehingga nantinya akan ditindak lanjuti oleh yang bersangkutan dengan merujuk pada sejumlah hal/keadaan.

8. Surat Permintaan Penangguhan Pembayaran

surat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang akan dikirim kepada penjual dengan tujuan untuk meminta kepada penjual supaya pembayaran di tunda atau di undur dari waktu yang sudah disepekati.

Sementara untuk waktu yang tepat untuk membuat surat penangguhan pembayaran ini yaitu sebelum waktu jatuh tempo pembayaran supaya si penjual bisa menentukan apakah surat penangguhan pembayran tersebut bisa di setujui atau tidak.

9. Surat Tagihan

Surat tagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pelanggan karena pelanggan tidak mau atau belum melunasi hutangnya atas barang-barang yang telah diterima, sedangkan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat.

10. Surat Edaran

Surat Edaran adalah surat tertulis yang berisi pemberitahuan resmi yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu di dalam suatu instansi, lembaga, atau organisasi.

11. Surat Promosi Penjualan

Promosi penjualan adalah cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khalayak ramai terhadap sesuatu yang sedang dikemukakan. Cara ini diharapkan dapat mempengaruhi minat masyarakat terhadap barang/jasa yang dipromosikan.

12. Surat Telegram dan Penegasannya

Telegram adalah suatu alat komunikasi untuk disampaikan jarak jauh dengan cepat dan akurat, pada telegram berisi pesan yang berbentuk kode kode.

Contoh Surat Niaga

Berikut dibawah ini terdapat beberapa contoh surat niaga, diantaranya sebagai berikut:

1. Contoh Surat Permintaan Penawaran

TOKO NANA JAYA
Jl. Panglima No 25

No          : 11/SPM/PMT/2016                                        Nganjuk, 15 Oktober 2016

Perihal    : Permintaan Penawaran

Kepada Yth.
PT MAJU TERUS
Jln. Sudirman No 16

Kediri

Dengan Hormat,

Kami beritahukan kepada PT. MAJU TERUS, bahwa kami ingin memperluas usaha dagang kami dalam bidang elektronik aitu AC merk Panasonic.

Perlu diketahui bahwa konsumen di Toko kami semakin meningkat. Akan tetapi, Toko kami belum dapat memenuhi permintaan calon pembeli yang membutuhkan AC terutama merk Panasonic.

Berkenaan dengan hal tesebut, dengan ini kami mohon PT MAJU TERUS mengirimkan daftar harga dan brosur AC merk Panasonic yang disertai keterangan-keterangan berikut ini:

1.) Syarat pembayaran

2) syarat penyerahan barang

3) Syarat pengiriman barang

4) Diskon yang Saudara berikan

Demikian surat permintaan penawaran ini kami buat, semoga kedua belah pihak mendapatkan keuntungan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat Kami,

TOKO NANA JAYA

Ratna Binti Nur K.

2. Contoh Surat Penawaran

PT UNIVERSAL S.S

KABUPATEN TULANG BAWANG BARAT

Jl. Raya Translok Unit VI Desa Kibang Budi Jaya  Kec. Lambu Kibang Kab. TUBA Barat

Email : –  Website : –

Yth,

Pimpinan CV. Aman Sentosa

Bpk. Muis Isnaini

Jln. Nusantara No. 3 Bandar Lampung

Hal     : Penawaran Kerjasama

 

Dengan hormat,

            Kami dari PT UNIVERSAL dalam hal ini bermaksud untuk menawarakan kerjasama dengan CV AMAN SENTOSA untuk menjadi distributor produk-produk kami berupa:

  1. Produk elektronik
  2. Perlengkapan perabot rumah tangga
  3. Furnitur, dll.

Kami akan memberikan kompensasi yang sebanding kepada CV AMAN SENTOSA jika bersedia untuk menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.

Mekanisme bentuk kerjasama dapat kami jelaskan lebih lanjut apabila CV AMAN SENTOSA tertarik dengan tawaran kerjasama yang kami sampaikan.

Demikian surat penawaran kerjasam ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terimakasih.

Nb: Kami akan menunggu tembusan dari Bpk. Muis Isnaini selaku pimpinan CV AMAN SENTOSA paling lambat 14 hari setelah surat ini Bpk terima.

 

Bandar Lampung, 18 Mei 2015

Hormat saya,

Maskurin Aslaman

Manager Pemasaran

3. Contoh Surat Pesanan

TOKO UNIVERSAL S.S

KABUPATEN TULANG BAWANG BARAT

Jl. Raya Translok Unit VI Desa Kibang Budi Jaya  Kec. Lambu Kibang Kab. TUBA Barat

Email : –  Website : –

20 Mei 2015

Nomor : 15/USS-COM/V/2015

Hal      : Pesanan Barang

 

Kepada

Toko Amanah Selalu

Jalan Pattimura No. 30

Bandar Lampung

 

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut:

  1. 22 Unit Kulkas
  2. 20 Unit Mesin Cuci
  3. 30 Unit TV
  4. 10 Unit Kipas Angin
  5. 5 Unit AC

Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.

Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

Supiyan Sauri

Direktur

4. Contoh Surat Tagihan

KOP SURAT PERUSAHAAN

Bandar Lampung, 20 September 2012

Nomor : 04/PIU/IX/2012

Perihal : Pemberitahuan Tunggakan

Lampiran : 1 lembar

 

Kepada,

Yth. Pimpinan PT. Surya Citra Citraan

Jl. Hayam Wuruk No. 34 Teluk Betung

Bandar Lampung

 

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami beritahukan bahwa menurut catatan keuangan kami pada tanggal 19 September 2011, Anda masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp 78.200.000,- (tujuh puluh delapan juta dua ratus ribu rupiah). Jumlah tersebut sesuai dengan faktur nomor 21/KRE/VI/2012. Kami sertakan pula salinan faktur tersebut untuk Anda periksa sesuai dengan data keuangan Anda.

Karena sampai saat ini kami belum juga menerima pembayaran dari Anda, dan sudah terhitung telah lebih dari tiga bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya, maka dengan ini kami sangat berharap anda segera melunasinya. Jika mungkin data tersebut di atas tidak sesuai dengan catatan keuangan Anda, kami persilahkan untuk mengkonfirmasikan hal tersebut kepada kami.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat Kami,

PT.Informatika de Experta

 

Deni Setiawan, S.E.

Manajer Departemen Keuangan

Demikian Pembahasan Tentang Pengertian Surat Niaga, Ciri, Fungsi, Jenis dan Contoh dari Pendidikanmu
Semoga Bermanfaat Bagi Para Pembaca :)

Berita Artikel Lainnya:

Posting terkait: