Materi Dokumentasi

Hallo, Selamat Datang di Pendidikanmu.com, sebuah web tentang seputar pendidikan secara lengkap dan akurat. Saat ini admin pendidikanmu mau berbincang-bincang berhubungan dengan materi Dokumentasi? Admin pendidikanmu akan berbincang-bincang secara detail materi ini, antara lain: menurut para ahli, pengkodean, perbedaan.

Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi merupakan kumpulan dari dokumen-dokumen bisa memberikan penjelasan atau bukti yang sehubungan dengan proses pendataan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan untuk pemakai informasi tersebut.

Pengertian Dokumentasi Berdasarkan keterangan dari Para Ahli

Adapu pengertian arsip menurut keterangan dari para berpengalaman yang diantaranya yaitu:

  • Berdasarkan keterangan dari Paul Otlet “International Economic Conference 1905”

Dokumentasi merupakan kegiatan eksklusif berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan pulang dan penyebaran dokumen.

  • Berdasarkan keterangan dari Encyclopedia Britanica

Dokumentasi merupakan semacam pemantauan dan penyusunan bibiliografi yang memakai alat-alat laksana indeks, sari karangan dan isi bibiliografi disamping memakai teknik tradisioanl “klasik dan katalogisasi”, untuk menciptakan informasi tersebut dapat dicapai.

  • Berdasarkan keterangan dari Federataion Internationale De Decomentation “FID”

Dokumentasi merupakan mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari seluruh jenis-jenis tentang semua lapangan pekerjaan insan “documentation c’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine”.

Jenis – Jenis Dokumentasi

Berikut Ini Merupakan Jenis – Jenis Dokumentasi.

  1. Dokumen Primer ialah dokumen mengandung informasi mengenai hasil riset asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
  2. Dokumen Sekunder ialah dokumen mengandung informasi mengenai literatur primer.
  3. Dokumen Tersier ialah dokumen mengandung informasi mengenai literatur sekunder. Misal : buku

Tugas Dokumentasi

Adapun tugas arsip yang diantaranya sebagai berikut:

  • Mencari dan mengoleksi bahan-bahan.
  • Mencatat dokumen.
  • Mengelolah dokumen.
  • Memproduksi dokumen.
  • Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.
  • Menyimpanan dan merawat dokumen.

Fungsi Dokumentasi

Adapun segi faedah diantaranya yaitu:

  • Dinamis merupakan dokumen yang bisa dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian kegiatan kantor.
  1. Dinamis aktif.
  2. Dinamis semi aktif.
  3. Dinamis in aktif.
  • Setatis merupakan dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor yaitu:
  1. Dokumen koprol.
  2. Dokumen Literal.
  3. Dokumen Privat.

Pengkodean Dokumentasi

Pengkodean dokumenyasi bisa dengan mudah dilaksanakan sehingga tidak membutuhkan. Banyak masa-masa dalam penyimpanan. Untuk mengerjakan pengkodean dokumen dilaksanakan dengan menulis pada kitab induk dokumen antara beda sebagai berikut:

  • Nomor urut
  • Tanggal dokumen diperoleh
  • Penyusunan dokumen
  • Nama/judul dokumen
  • Kota lokasi terbit
  • Nama penerbit
  • Tahuan penerbitan
  • Jumlah halaman
  • Cara saat mendapat pada ketika ini, dokumen telah tidak sedikit yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan terdapat pula yang ditabung dalam kenangan computer.

Dengan pengolehan kode “kode sandi” bakal dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen dapat berwujud lembaran, film, pita atau rekaman. Bagi wujud dari lembaran terutama warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling.

Lain dengan dokumen yang terjilid, penyimpanan, pengaturan dan pengamanannya dipergunakan system perpusatakaan, pembagian klasifikasi dibuka dari pembagian utama yang dibagi menjadi dividi, dividi dibagi lagi menjadi seksi dan seksi dibagi menjadi subseksi.

Pembagian Klasifikasi Ini Dapat Dibagi Menjadi Bagian Yang Lebih Kecil Lagi

  • Pola klasifikasi judul “caption” dan pembagian judul atas.
  • Teknik mengindeks.
  • Teknik memutuskan kode.
  • Prosedur dan kiat penyimpanan.
  • Menentukan pendaftaran yang dibutuhkan Klasifikasi Judul Arsip.

Arsip-Arsip Yang Ditata Berdasarkan keterangan dari System Abjad Diklasifikasikan Menjadi 4 Kelompok Yaitu:

  • Arsip perorangan Arsip ini diberi judul “Caption” nama perorangan.
  • Arsip instansi pemerintah Arsip ini diberi judul “Caption” nama instansi pemerintah.
  • Arsip niaga Arsip ini diberi judul “Caption” nama perusahaan.
  • Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.

Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”

  • Setelah memutuskan judul apakah nama perorangan, organisasi social, instansi pemerintah ataupun swasta, maka sekarang saya dan anda butuh menilai unit-unit terpenting, urusan ini dikenal dengan mengindeks.

Teknik “Menetapkan Kode”

  • Dalam memutuskan kode, kita memakai suatu kiat yang memuat sebuah aturan-aturan dalam mengindeks.

Perbedaan Dokumen Dan Dokumentasi

Berikut Ini Merupakan Perbedaan Dokumen Dan Dokumentasi.

dokumen/do·ku·men/ /dokumén/ n

  1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti penjelasan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian)
  2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melewati pos
  3. Rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang bisa dijadikan bukti keterangan, medis dokumentasi data suasana perkembangan kesehatan pasien

dokumentasi/do·ku·men·ta·si/ /dokuméntasi/ n

  1. Pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan;
  2. Pemberian atau pendataan bukti dan penjelasan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain): panitia dilengkapi dengan seksi pameran, publikasi

Demikian Pembahasan Tentang Fungsi Dokumentasi: Menurut Para Ahli, Jenis, Tugas, Pengkodean dan Perbedaan dari Pendidikanmu

Semoga Bermanfaat Bagi Para Pembaca :)

Berita Artikel Lainnya:

Posting terkait: